Повишаването на нивото на информираност и улесняване на комуникацията между служителите и HR отдела винаги е било на дневен ред през последните няколко години, но определено придоби нов смисъл и тежест в условията на извънредните епидемични мерки за ограничаването на разпространението на Covid-19. Голяма част от организациите в страната успяха да адаптират бизнес модела си към наложената социална дистанция с възможността за циклична или изцяло отдалечена работа на служителите си. Този нов за някои начин на работа, на взаимодействие и комуникация, изисква компаниите да преосмислят стратегиите и политиките си за управление на човешките ресурси, за да продължават да осигуряват позитивна среда, подкрепа и общуване между служителите, както и висока продуктивност, независимо от физическата разпръснатост на екипите.
Трите основни стъпки за подобряване на комуникацията и прозрачността във всяка организация са:
1. Дигитализация и оптимизация на работните процеси
Преоценката на наличните технологични инструменти и тяхната ефективност е първата стъпка за адаптация към т.нар. „нова бизнес нормалност“. Въпреки че тук говорим основно за HR системи, в избора и оценките на подходящ инструмент участват активно HR, IT и линейни мениджъри. Потърсете HR система, която вместо присъствено обучение и тежки ръководства за работа, има вграден контекстуален помощник, интуитивен интерфейс и е съвместима с MS Office пакета. Тези характеристики са важни за всички участници в избора и ползвателите на системата.
2. Минимизиране на административната работа по въвеждане на данни и попълване на хартиени документи
Когато отговаряте за многоброен персонал, обработката и съхранението на информацията за служителите е от ключово значение. Затова е важно да се въведат и прилагат инструменти за администриране, които оставят безбройните хартиени документи, таблици и разпръснати файлове в миналото, същевременно автоматизират рутинни дейности и ви пазят от неволни пропуски и грешки чрез множество валидации и контроли на ключова и чувствителна информация.
3. Осигуряване на подходящ достъп на всички служители без ограничения за място и време за работа
В условия на социална дистанция и работа от вкъщи се изискват първокласни технологични решения със Self-Service опции за служители и ръководители, които позволяват надежден достъп до съответните данни, справки и анализи по всяко време, от всяко място и всяко устройство. През тези достъпи за самообслужване служителите и ръководителите могат напълно самостоятелно да изпълняват задачи, досега ангажимент на експертите по управление на човешки ресурси – като отчитане на присъствия и отсъствия, заявяване и одобряване на отпуск, планиране на обучения, редакция на данни и други.
Видимостта на работните статуси на всеки служител през един общ екипен календар спестява стотици излишни имейли и телефонни разговори на тема кой е в офиса, кой е в отпуск, на кого мога да разчитам днес. Елиминирането на подобен тип въпроси неизбежно ще повиши качеството на комуникацията между вашите служители и HR екипа.
Прилагането и следването на тези стъпки, значително ще подобри комуникацията и обмена на ценна информация между HR и всички служители и ръководители. Това е само един от ефектите от въвеждането на подходящата система за управление на човешките ресурси.
Най-лесният начин бързо да преминете и през трите стъпки е да се доверите на съвременните технологични HR решения, с възможност персонален избор на функции, спрямо нуждите на вашия бизнес. Такова решение за компании от 30 до 300 служители е HeRMeS eXpress, създадено от софтуерната компания ТехноЛогика. То се предлага като абонаментна услуга, без нужда от сериозни инвестиции. Достъпно е през уеб браузър, предлага стандартизирани и изчистени процедури за работа, подрежда данните в оперативни и аналитични справки, позволява обработка на лични данни съгласно международни регламенти и местно законодателство, автоматизира рутинни дейности и още много полезни функции.
