От лятото на 2026 г. окончателно приключваме с хартиените трудови и служебни книжки, но поради дългия преходен период експертите все още избягват конкретика
Темата накратко
- Електронен трудов запис ще замени хартиените трудови книжки след две години и половина.
- Реформата е на път изцяло да реши проблемите с изгубените книжки, липсващи печати или подписи.
- Регистърът на данните ще се поддържа от НАП, макар това да предизвиква доза скептицизъм.
Когато през 2006 г. тогавашният председател на НОИ Йордан Христосков започна реформа за електронни досиета на осигурените, това изглеждаше като революция. Целта беше веднъж завинаги да се реши проблемът с "изгубения" трудов стаж и хората, които някога са работили например в ТКЗС-та, закрити институти или просто във фирми, които вече не съществуват, да могат да докажат стажа си.
Проблемът бе, че много от тези фирми и звена не бяха предали архивите си за съхранение и доказването на стажа на хората, работили в тях, изглеждаше почти невъзможно.
Някъде тогава, преди близо 20 години, се заговори и че документите за пенсия вече ще се издават по интернет, самото пенсиониране ще става с електронен подпис, а трудовата книжка ще бъде дигитализирана. Последната от тези прогнози най-накрая е на път да стане факт, точно за двадесетата годишнина от идеята.
С промени в Кодекса на труда (КТ), обнародвани на 10 октомври, депутатите приеха хартиените книжки да отпаднат окончателно, но чак от лятото на 2026 година. И, макар да има много време дотогава, промяната е ключова и на практика засяга почти всички. Раздялата с хартията всъщност е една от малкото теми, по които основните действащи лица - работодателски организации, синдикати, НОИ и др., са единодушни. А това е рядкост.
Пътят на промените
За последните 10 години КТ е променян и допълван над 40 пъти, като само за тази година това е четвъртата му корекция. Това не е изненада - той е от особена важност за трудовоправните отношения и е логично често да бъде променян с оглед съвременните реалности и нуждите на бизнеса и работещите.
Реформата за замяна на хартиената трудова книжка с електронна бе предложена от депутата от ДБ-ПП и бивш министър на електронното управление Божидар Божанов и група депутати. Това бе първото досега предложение за цялостно решение на проблема, който по една или друга причина се неглижира през годините, въпреки неудобствата, които създава за бизнеса и гражданите.
Според новата уредба трудовата книжка ще бъде заменена от "единен електронен трудов запис", като всеки ще може да прави справка за данните в собственото си "досие". Така най-накрая ще се сложи край на изгубените трудови книжки, липсващите подписи, печати, нечетливо попълнени данни и др., а тоновете хартия логично ще отпаднат. В кодекса са регламентирани редица срокове (виж карето), които съпътстват промените. От тях става ясно, че най-късно до 1 юни 2026 г. работодателите трябва да оформят трудовата книжка на всеки от служителите си и да му я върнат.
"Регистърът на заетостта", в който занапред ще се съхраняват всички данни за трудовата биография на работниците и служителите, ще се поддържа от НАП, макар според някои това да не е особено добра идея предвид безпрецедентния теч на лични данни през 2019 г. Кодексът на труда задължава изпълнителния директор на НАП в срок до 1 юни 2025 г. да изгради регистъра на заетостта и да попълни първоначалните данни в него на база на регистъра на трудовите договори и при необходимост - на база на други източници. Именно това бе един от основните дискусионни моменти, тъй като в първоначалния вариант на промените в КТ се предвиждаше това да се прави от Агенцията по заетостта.
От НАП не коментират подробности около самия регистър - дали ще бъде необходим допълнителен експертен капацитет, или хора от самата агенция ще се заемат със задачата, както и дали ще трябват още средства за тази поддръжка (и откъде ще бъдат осигурени те), тъй като все още е много рано. Увериха обаче, че по темата вече се работи.
Редът и условията за вписване на данните в регистъра и за тяхното съхранение и достъпът до тях ще бъде определен със специална наредба, която трябва да бъде приета от Министерския съвет до 1 юни 2024 г.
Всичко без старата заплата
В електронния запис ще се съдържа подобна информация за трудовия живот на гражданите. Ще фигурират данни като основание на трудовия договор, датата на сключването му, срока на договора (ако той не е безсрочен), датата на сключване на допълнителни споразумения, размера на основното трудово възнаграждение, продължителността на работното време, платения годишен отпуск и т.н.
Работодателите ще имат достъп до информацията за наетите от тях работници и служители, която е била въведена от предходни работодатели. Те обаче няма да имат достъп до данните за размера на заплатите и обезщетенията, които работникът или служителят е получавал при предходните работодатели. Това вероятно ще даде шанс на много хора да се договарят за още по-висока заплата при новия си шеф, тъй като той няма как да разбере колко е получавал кандидатът на предишното място и да направи съпоставка.
Родителите, настойниците и попечителите на работещи, които не са навършили 18 години, ще имат право на достъп до съответния единен електронен трудов запис - до навършване на 18 години на детето. Работникът или служителят ще има право на информация за историята на достъпите до своя единен електронен трудов запис, с изключение на случаите, когато достъпът е осъществен от органите на досъдебното производство по реда на Наказателнопроцесуалния кодекс и на ДАНС.
Промените в КТ събраха редица коментари, макар че част от експертите предпочитат да не говорят в конкретика заради дългия "преходен" период. Все пак - още преди няколко месеца в свое становище от Българската стопанска камара (БСК) заявиха, че е-трудовата книжка е шанс да се повиши контролът и да се намалят трудово-осигурителните измами.
"Чрез електронизиране на трудовата книжка ще се осигури достъп до вписаната в нея информация в реално време и ще бъде намалена административната тежест за работодателите - например ще отпадне нуждата от връчване на различни уведомления", изтъкват от БСК. Не на последно място, информацията ще се структурира в национален обхват и това ще позволи тя да бъде използвана при провеждане на политики на пазара на труда, отбелязват работодателите.
Има време
Според председателя на УС на Асоциацията на счетоводителите и счетоводните предприятия (АССП) Рая Петрова срокът е достатъчен, за да може бизнесът да се подготви за предстоящите промени. В асоциацията членуват десетки фирми от цялата страна, като в нея са обединени счетоводни предприятия, одиторски предприятия и отделни физически лица, съставители на финансови отчети.
"Изработването на наредбата към закона е много важно, тъй като ние ще работим с тези данни и е важно кое как ще бъде организирано. Затова за нас е важно да участваме в работната група по промените", коментира тя за "Капитал". По думите й счетоводният бранш чака реформата с огромно нетърпение. "За нас промените са изключително важни, тъй като в момента хем сме дигитализирани, хем не съвсем", обясни Петрова.
По думите й обаче трябва да се изчистят подробностите около достъпа до данните в самия електронен запис, за да се избегне рискът от кражба на лични данни в процеса на договарянето. "Може би е добре достъпът до него да се отваря след подаването на първите декларации за осигуряване, т.е. месец след постъпването на дадено лице на работа, за да не се допускат злоупотреби", коментира тя.
Така или иначе е-трудовите книжки са шанс България да се доближи до редица други европейски държави, в които дигитализацията на услугите е ежедневие, а не събитие. Бизнесът ще бъде облекчен, а работещите ще могат да правят справки само с едно отваряне на компютъра. Стига, разбира се, личните им данни да бъдат добре защитени, а не да се окажат публично достояние.
Срокове
В КТ са регламентирани и сроковете, свързани с поетапното преминаване към единния електронен трудов запис. Част от тях засягат "приключването" на хартиените книжки, а друга - какво се случва с изгубените или унищожените документи. Например:
- В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в тях с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника/служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето й трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.
- Когато след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция "Инспекция по труда" издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил, и други оригинални документи, съдържащи тези данни.
- В срок до 31 декември 2026 г. или при прекратяване на служебното правоотношение в периода от 1 юни 2026 г. до 31 декември 2026 г. органите по назначаване оформят служебната книжка на държавните служители, като в нея с цифри и думи се записва продължителността на служебния стаж, положен от него към 1 юни 2026 г. След оформянето й служебната книжка се връща незабавно на служителя.
- В срок от 6 месеца, считано от 1 януари 2026 г., органите по назначаването по действащи служебни правоотношения по Закона за държавния служител вписват в регистъра на заетостта всички данни от служебната книжка, издадена по реда на същия закон, независимо от органа, който ги е вписал в книжката.
